Informationstechnik für Gewerbetreibende

Mehr als Licht und Technik

eMailarchivierung

Ergänzend zur Datensicherung ist die Archivierung von eMails ein Faktor, der nicht nur aufgrund der aktuellen Gesetzeslage dringend in Ihrem IT-Konzept beachtet werden sollte.

Neben den Anforderungen des Gesetzgebers gibt es auch technische Gründe die für eine Archivierung von eMails sprechen.

Besonders bei den in kleinen und mittelständischen Unternehmen häufig eingesetzten Microsoft Small Business Servern ist der Einsatz einer eMailarchivierungssoftware aufgrund der Größenbeschränkung der Exchange Datenbank sinnvoll.

Die Archivierungssoftware kann so konfiguriert werden, dass vorhandene eMails nach einer von Ihnen definierten Zeit automatisch aus dem Postfach des Benutzers gelöscht und automatisch archiviert werden, somit wird die Exchange Datenbank entlastet. Der Benutzer, oder ein von Ihnen beauftragter Mitarbeiter kann per Software, Outlook Plug-In oder sogar Smartphone auf das Archiv zugreifen. Die Konfiguration ist für jedes einzelne Postfach oder auch Benutzergruppen frei wählbar.

Neben der Archivierung von vorhandenen eMails, werden alle eintreffenden und versendeten eMails automatisch archiviert. So kann selbst, wenn ein Mitarbeiter eine eingehende eMail löscht, diese immer noch aus dem Archiv wiederhergestellt werden.

Mit der Software Mailstore der Mailstore Software GmbH haben wir einen starken Partner, mit dem wir unseren Kunden eine einfach zu bedienende, zuverlässige und kostengünstige Lösung anbieten können.

Die Software Mailstore ist zu folgenden Anwendungen kompatibel:

  • Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010 und 2013
  • Microsoft Hosted Exchange
  • Microsoft Office 365
  • MDaemon Messaging Server
  • IceWarp eMail-Server
  • Kerio Connect
  • Beliebige IMAP/POP3-kompatible eMail-Server
  • eMail-Clients wie Microsoft Outlook
  • PST- und andere eMail-Dateien

Anbei noch einige häufig aufkommende Fragen und Antworten:

Welche rechtlichen Anforderungen müssen erfüllt werden?
Alle Daten müssen auf mindestens 10 Jahre gesichert und Archiviert werden. Sie werden im Bedarfsfall Behörden und Ämtern im Original zur Verfügung gestellt. Dies geschieht unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen.
Was ändert sich bei der täglichen Arbeit?
Nicht, es kann so weiter gearbeitet werden wie bisher. Ausnahme sind aufgrund des Alters archivierte E-Mails, auf diese kann per Software, Outlook Plug-In der Smartphone zugegriffen werden.
Muss ich meine E-Mails zusätzlich speichern?
Nein, sie werden von Mailstore automatisch mitgeschnitten, gespeichert und archiviert.
Warum muss archiviert werden?
E-Mailarchivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden.
Was muss archiviert werden?
  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, sowie die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
  • Die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Wer trägt die Verantwortung?
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von eMails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.
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